关于海南省交通建设项目档案管理办法公开征求意见的通知


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进一步贯彻落实交通运输部《关于进一步做好交通建设项目档案工作的通知》(交办档函〔2015697号)和《交通建设项目档案专项验收办法》有关精神和要求,全面加强我省交通建设项目档案管理工作,实现项目档案和项目建设协调发展,结合我省交通建设项目档案管理实际,我厅拟定了《海南省交通建设项目档案管理办法现向社会公开征求意见。公众可在2017916日前,通过以下途径和方式提出反馈意见:

一、电子邮箱:hnjttjgc@163.com

二、通信地址:海口市海府路59号省政府办公大楼522室(邮编:570204),请在信封上注明“海南省交通建设项目档案管理办法

三、传真电话:0898-65311301

 

 

 

海南省交通运输厅

201796

 

 

 

海南省交通建设项目档案管理办法

 

第一章 总则

第一条 为了规范海南省交通建设项目档案管理工作,完善交通工程项目档案管理程序,充分发挥项目档案在项目建设、运行、管理、维修和改扩建等方面的作用,根据《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》DA/T28-2002)、《国家档案局国家发展与改革委员会关于印发〈建设项目电子文件归档和电子档案管理暂行办法〉的通知》(档发[2016]11号)、《电子文件归档与管理规范》(GB/T18894-2002)、《国家档案局关于印发〈电子档案移交与接收办法〉的通知》(档发〔20127号)、交通运输部《关于印发〈交通建设项目档案管理登记办法〉、〈交通档案进馆管理办法〉、〈交通建设项目档案专项验收办法〉的通知》(交办发[2007]436号)交通运输部《关于印发水运建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发2009225号)、交通运输部《关于印发公路建设项目文件材料立卷归档管理办法的通知》(交办发2010382号)以及《海南省重点建设项目档案专项验收实施细则》(琼档字[2008]73号)等规定,制定本办法。

第二条 交通建设项目文件材料是指自项目立项审批(核准、备案)至项目竣工验收全过程产生的,反映项目质量、进度、费用和安全管理基本情况,对建成后工程管理、维护、改建和扩建具有保存、查考利用价值的各种不同形式的历史记录。

第三条 交通建设项目档案是指在公路、水运项目建设过程中形成的、能够真实反映项目建设全过程、对项目运营和管理具有重要查考价值、并经过系统整理的各类不同载体形式的历史记录。

第四条 建设项目电子文件是指建设项目在建设过程中通过计算机等电子设备产生和文字、图表、图像、音频、视频等不同形式的信息记录。

第五条 建设项目电子档案是指建设项目建设过程中产生的具有保存价值并归档保存的一组有联系电子文件及其相关过程信息的集合。

第六条 中央和省级政府投资主管部门审批、核准和备案的建设项目,实施电子文件归档,形成电子档案。地方政府和企业投资的建设项目可参照执行。

第七条 本办法适用于海南省新建、改扩建公路、水运建设项目档案管理工作。

 

第二章 项目档案管理职责

第八条 各级交通运输主管部门根据统一领导、分级管理的原则,统筹协调各部门共同做好项目档案工作,同时接受项目所在地上级及同级档案行政部门的检查和指导。

第九条 项目法人(建设单位)

(一)全面负责建设项目档案工作,实行统一管理、统一制度、统一标准。业务上接受档案行政管理部门和上级主管部门的监督和指导。

(二)将项目档案工作纳入项目建设计划和项目领导责任制,纳入招投标要求,纳入合同、协议,纳入验收要求,明确规定项目文件管理责任。监理合同应明确监理单位对施工文件完整性、准确性的审查责任。

(三)项目法人(建设单位)应将项目档案信息化纳入项目管理信息化建设,统筹规划,同步实施。

(四)在监理工程师签发开工令后三个月内向项目主管部门和档案行政管理部门报送《交通建设项目档案管理登记表一》(附件1)。项目合同段交工验收后一个月内报送《交通建设项目档案管理登记表二》(附件2)

(五)建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度,成立项目档案编制领导小组,在项目开工三个月内完成工程项目档案编制实施细则作为本《办法》的补充,并在项目建设过程中,结合项目进度,对各参建单位文件材料的形成与收集情况进行检查和考核。

(六)指定专人负责本单位、本部门项目文件材料的收集、整理和归档工作

(七)项目法人负责接收参建单位提交的项目档案,并将形成的项目文件材料经系统化整理后组织项目档案自检预验。负责向档案专项验收组织部门提交专项验收申请。

(八)项目法人要明确机构,具体负责建设项目档案的接收、保管和利用工作,并对各参建单位文件材料收集、整理、归档和管理工作进行检查和指导。

第十条 勘察、设计单位职责

(一)负责收集、整理工程项目设计文件,包括地质勘察资料、初步设计、方案设计、技术设计、总体规划设计、工程概算预算、施工图设计更改等。

(二)及时向项目法人移交相关勘察、设计文件资料。

第十一条  监理单位职责

(一) 负责收集、整理和归档监理工作活动中形成的文件材料。

(二)对施工文件材料的完整性、准确性、系统性承担审核责任(附件3)。

第十二条  施工单位职责

(一)将项目文件材料的收集和管理列入项目建设工作计划,配备档案工作人员,建立健全项目档案管理的各项规章制度并配备必要的档案保管设备。

(二)负责收集、整理和归档项目施工过程中形成的各种文件,包括现场使用的译文、设计变更、使用维护(试运行)中形成的文件、工程事故处理文件等。对施工文件、施工图及设备技术文件的准确性和更改情况进行核实,并按要求修改到位。

第十三条 其他参建单位

按合同或协议约定负责所承担工程或任务文件材料的收集、整理和归档工作。

 

第三章  公路建设项目档案形成的一般要求

第十四条 公路建设项目文件材料的形成与收集工作,按照“谁形成、谁负责”的原则。具体收集范围和收集归档责任分工,公路建设项目按照《海南省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限和分类表》(附件4)、水运建设项目按照《海南省水运建设项目文件材料归档范围、保管期限和分类表》(附件5)执行。

第十五条 收集的文件材料应为原件。项目立项审批等文件,原件保存在项目主管单位的,项目法人可将复印件归档保存并说明;供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的,须在清晰的复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放出处后归档保存。

第十六条 收集归档的文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。勘测及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录,如需清稿,须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存,表单填写内容规范,产生及使用部位标注清楚,相关签署手续完备,且为相关责任人亲笔签名。

第十七条 文件材料应书写工整,字迹、线条清晰,修改规范;纸张优良,格式基本统一,小于A4开纸张规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4 纸上;应使用不易褪色的书写材料,禁止使用红色墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制;复印、打印文件及照片的字迹、线条应清晰并符合耐久性要求;使用热敏材料形成的文件,应复印保存。

第十八条 竣工图编制要求

(一)竣工图应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况。

(二)按施工图施工没有发生变动的,可由竣工图编制单位在施工图上加盖并签署竣工图章。

(三)一般性变更及符合杠改或划改要求的,可在原施工图上修改,注明修改依据,加盖并签署竣工图章(附件6)作为竣工图。

(四)凡结构、工艺、平面布置等重大变更及图面变更面积超过10%的,须重新绘制竣工图。重新绘制竣工图的图签如能全面反映施工和监理单位签署情况的,重绘竣工图纸在原施工图号前加“竣”字,可不另加盖竣工图章。

  (五)竣工图编制说明应能充分体现已完工项目的建设过程和实际情况,包括主要建设内容,完成工程量、执行的规范标准、主要施工方案、采用的新技术新工艺新植被、特殊问题的处理、施工图的版本,变更情况以及修改完善情况,完工时间以及《变更文件与竣工图对照一览表》(附件7)等。

 

第四章  公路建设项目纸质档案整理

第十九条  收集

公路建设项目按照《海南省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限和分类表》,水运建设项目按照《海南省水运建设项目文件材料归档范围、保管期限和分类表》执行。

第二十条  组卷

(一)立项审批阶段文件材料根据审批事项内在联系分别整理组卷。

(二)勘察设计文件材料按照设计的不同阶段和专业分别组卷。

(三)招投标及合同管理文件材料按照招投标工作程序及合同内容,分别整理组卷。

(四)工程准备准备阶段文件材料按审批事项及相关手续办理过程分别整理组卷。

(五)工程管理文件材料按问题结合时间整理组卷。

(六)计量支付报表、计划进度报表结合时间整理组卷。

(七)原材料保证文件、配合比设计文件属单位(分部、分项)工程专用的,按单位(分部、分项)工程分别集中组卷,除此之外可以合同段为单位分别集中组卷。

(八)施工原始文件包括各工序施工质量控制问题印发的整改指令性文件及相关整改报告等,均应按分项(分部、单位)工程,结合施工工序,归入相应部分分别整理组卷;

(九)设备文件材料按专业及用途分别整理组卷。

(十)竣工图按专业、图号分别组卷。

(十一)工程变更文件按变更令编号整理组卷。

(十二)监理管理文件按照依据性文件、会议纪要、监理日志和旁站记录等分别整理组卷。

(十三)平行试验及独立抽检的文件材料按照单位工程分别整理组卷。

第二十一条  卷内文件材料排列

(一)项目批文按照批复、请示、相关审查及专家评审文件资料的顺序依次排列。

(二)勘察、设计阶段的文件材料按照不同阶段结合专业依次排列。

(三)工程管理文件按照类型结合时间依次排列。

(四)交工验收文件按交工验收报告(交工验收证书) 、质量监督机构出具的交工验收质量检测意见、各单位工作总结依次排列;

(五)竣工验收文件按检测观测记录及报告、缺陷整改记录、各专项验收和竣工验收报告依次排列。

(六)计量支付文件及计划进度报表按时间依次进行排列。

(七)原材料保证文件按照原材料类别或使用部位分别依次进行排列。

(八)施工原始记录按照单位(分部、分项)工程,结合施工工序分别整理排列。每个分项按分项中间交工证书、分项质量评定文件、分项开工报告、各工序报验审批文件、工序测量资料,工序施工自检材料,工序试验报告等依次排列。

(九)设备文件材料按依据性、设备开箱验收、设备安装及调试、设备运行维修、随机图纸等顺序依次排列。

(十二)管理文件按照文件资料所反映问题的有机联系,结合重要程度依次进行排列。

(十二)平行试验及独立抽检文件资料按照单位、分部、分项工程依次进行排列。

(十三)监理日志按照形成时间依次进行排列。

第二十三条  预立卷

项目档案除蓝图和成册文件材料外,均需装订成册。不装订的蓝图和成册文件材料,每份需加盖档号章(附件8),档号章内容包括该份文件材料所在案卷的档号和本案卷所在页次(册数),预立卷时档号章内容用铅笔填写。

(一)案卷厚度

案卷厚度不超过3cm为宜,竣工图立卷厚度不超过2cm(可折叠装入5cm档案盒)。

(二)编制页码

对经系统化排列的卷内文件村料编制页码,单面书写的文件在右下角,双面书写的文件正面在右下角,背面在左下角,用阿拉伯数字逐页编写页。内封面、卷内目录和备考表不编页,已印刷成册并编有顺序页码的文件材料,不需重新编写页。预立卷时,页码用铅笔填写。

(三)案卷由案卷封面(附件9)、卷内目录(附件10)、卷内文件材料及备考表(附件11)组成。预立卷时案卷封面用普通A4纸排版。

第二十四条  案卷排列和编号

案卷编制单位对已整理好的预立卷文件材料进行系统化排列,并用铅笔在案卷封面及档案盒脊背编写档号(附件13)。

第二十五条 预立卷文件材料移交

交工验收后三个月内,施工单位和监理单位向建设单位移交预立卷的文件材料。

第二十六条  自检预验

(一)正式立卷前,由项目法人组织参建单位进行项目档案自检预验,并形成自检报告。

(二)自检报告应包括:

1. 项目建设及项目档案管理概况;

2. 保证项目档案的、准确、系统所采取的控制措施;

3. 项目文件材料收集整理所依据的标准;

4. 项目文件材料的形成、收集、整理、编目与归档情况,竣工图的编制情况及质量状况、案卷数量;

5. 档案在项目建设、管理、试运行中的作用;

6. 存在的问题及解决措施。

(三)必要时可邀请档案专家参加预验。

第二十七条  正式立卷

(一)打印页码。

(二)用封面纸制作案卷封面、封底。

(三)案卷装订

交通建设项目档案除蓝图及成册文件材料外,按照“三孔一线”方式装订装订前要去掉金属物、塑胶、塑封、塑模等易老化腐蚀纸张的封面或装订材料。

(四)编制档案盒封面和脊背(附件12

(五)编制项目档案整理情况说明和案卷目录(附件14)。

说明内容包括:项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、工程开工时间、交(竣)工时间、各参建单位和运行维护单位名称,档案整理执行的标准、项目档案整理情况、案卷数量、项目档案运用计算机管理情况以及其他需要说明的问题等。

 

第五章  建设项目电子档案建设要求

    第二十八条 项目法人在本办法发布后尽快建成项目管理信息系统和项目电子档案管理系统

第二十九条 项目法人建立的项目管理信息系统,应当具备电子文件管理及归档功能,并能够对项目电子文件形成与流转实施有效控制,保障其真实、完整和安全;能够在形成、流转过程中及时跟踪、检查和补充与项目设计、设备、材料、施工等变更相关的项目电子文件及其元数据。

第三十条 项目法人建立的项目电子档案管理系统,应当具备接收登记、分类组织、鉴定处置、权限控制、检索利用、安全备份、统计打印、移交输出、系统管理等基本功能。应当按照国家信息安全等级保护标准和涉密信息系统分级保护管理规定,建立管理系统和电子档案内容的安全保密防护体系。

第三十一条 法人单位和各参建单位应对电子文件的形成、收集、积累、鉴定、归档等实行全过程管理与监控,保证管理工作的连续性。

第三十二条 电子文件自形成时应有严格的管理制度和技术措施,确保其真实性、完整性和有效性。

第三十三条 电子文件采用电子签名等技术手段时,应当符合国家相关法律、法规和标准要求,并得到项目法人和建设单位的认可。

第三十四条  照片档案编制要求

(一)收集具有代表性,能覆盖工程全过程(各阶段、重要部位、工艺、工序、隐蔽工程、重大事件、重要活动、质量事故等)的照片。

(二)宜采用800万及以上像素拍摄。

(三)照片档案整理符合《照片档案管理规范》(GB/T118212002)和《数码照片归档与管理规范》(DA/T50-2014)要求。

第三十五条 20171月起,未竣工验收、在建和新建的由中央、省级政府投资主管部门审批、核准和备案的建设项目,在尚未建成项目管理信息系统之前,须通过纸质文件数字化的形式形成电子版档案。

第三十六条  纸质文件数字化

(一)文件材料扫描

无法扫描的大幅纸质档案和实物档案采用数码相机进行数字化处理。

(二)图像处理

应遵循精确复制的原则,按照《纸质档案数字化技术规范》(DA/T31-2005)的要求进行图像处理,保证数字图像清晰、端正。不得出现原件没有的颜色、变形、明显皱纹等影像,不得去除原有纸张的褪色、污点、装订孔等。

(三)图像保存

数字图像以PDF格式保存。

每一个案卷都有一个唯一档号,以该档号为案卷扫描后的图像文件命名。

第三十七条  电子文件的保管期限按照《海南省公路建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》、水运建设项目按照《海南省水运建设项目文件材料归档范围、保管期限及分类表》执行。

 

第六章  项目档案专项验收

第三十八条 交通建设项目档案专项验收是交通建设项目竣工验收的重要组成部分,未经档案专项验收或验收不合格的项目,不得进行项目竣工验收。

交通建设项目档案专项验收应在项目竣工验收前3个月完成。无档案原件的建设项目,不得申请项目档案专项验收。

第三十九条 项目档案验收的组织

(一)凡经交通运输部审批初步设计的公路项目中,100公里以上的高速公路、独立特大型桥梁和特长隧道工程,由海南省交通运输厅报请交通部档案馆组织档案专项验收。水运建设项目和100公里以下的公路建设项目档案专项验收,由海南省交通运输厅委托海南省档案局组织。

(二)凡由海南省发展与改革委员会批准、核准和备案的建设项目,档案专项验收由海南省档案局组织。

(三)由市县发展与改革委员会批准、核准和备案的建设项目,由项目所在地档案行政主管部门组织。

(四)项目档案专项验收组成员一般为不少于5人的单数,组长由档案专项验收组织单位人员担任。

第四十条 项目档案专项验收申请

(一)申请项目档案专项验收条件:

1. 按规定进行了项目档案登记。

2. 在交工验收时完成了施工文件材料审查,完成了建设项目整体档案自检预验工作并形成自检报告。

3. 项目档案已按交通行业主管部门的相关规定完成编制工作。

(二)符合验收条件的,项目法人应及时按照项目管理权限,提出档案专项验收申请。

1. 由交通运输部档案馆组织验收的,经报海南省交通运输厅审核同意后,转报交通运输部档案馆。

2. 由海南省档案局组织验收的,报海南省档案局,抄报海南省交通运输厅。

3. 由地方档案行政主管部门组织验收的,报地方档案行政主管部门,抄报地方交通运输主管部门。

    (三)申请项目档案专项验收时,需提交以下资料:

1. 项目档案专项验收申请;

2.《交通建设项目档案专项验收申请表》(附件15);

3. 建设项目档案自检报告;

4. 全宗说明和案卷目录(装订成册,全宗说明在前,目录在后)。

第四十一条  项目档案专项验收会议的主要议程

1. 项目法人汇报项目总概况、项目档案工作情况和本单位项目档案归档情况;
  2. 设计单位汇报工程勘察与设计情况、施工图设计变更情况;

3. 建设单位汇报工程建设概况,档案管理制度建设情况和本单位档案归档情况;

4. 施工单位汇报本单位施工概况,档案管理情况和档案编制情况;
  5. 监理单位汇报本单位监理任务、监理档案编制和施工档案审核情况;   
 
 6. 专项验收组抽查项目档案实体,检查档案安全管理情况;
  7. 专项验收组对项目档案质量进行综合评价;
  8. 形成并宣布项目档案验收意见。

第四十二条 验收结果

验收不合格的项目,由项目档案专项验收组提请项目法人对存在的问题进行整改,整改完成后重新组织项目档案专项验收。  

 

第七章  交通建设项目档案进馆

第四十三条 交通建设项目竣工验收后三个月内,建设单位向项目法人移交实体档案(原件)、电子档案和目录等,办理移交手续(附件16)。

第四十四条 由交通运输部组织档案专项验收的建设项目,由项目法人按照《交通建设项目档案进馆办法》(交办发[2007]436号)的要求向交通运输部档案馆办理(副本)移交手续。

第四十五条 向管养单位或生产使用单位移交的项目档案,在项目正式通过竣工验收后三个月内,根据管养单位或生产使用单位需要进行移交。建设单位转为生产单位的,按企业档案管理要求办理。

 

第八章 附则

第四十六条 本办法未规定的或与上级有关规定有抵触的,按上级有关规定执行。 

第四十七条 本办法自印发之日起实行。

 

 

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